Clipido inrichten voor je organisatie

Met deze handleiding ga je van een nieuw Clipido-account naar een bibliotheek die je team elke dag gebruikt. Volg de stappen op volgorde, want elke stap bouwt voort op de vorige. Bij elke stap vind je een link naar het artikel met de details.

Je hebt toegang als club admin nodig. Dat betekent dat je in de groep "Admin" zit.

1. Leer de vier bouwstenen kennenLink naar kop kopiëren

Clipido gebruikt vier termen die je makkelijk door elkaar haalt:

• Uploadzones verzamelen bestanden. Elk bestand komt Clipido binnen via een uploadzone.
• Gedeelde galerijen zijn openbare links om een selectie bestanden te bekijken en te downloaden.
• Werkruimtes geven een team, klant of partner blijvende toegang, en jij kiest wie ze kan openen.
• De admin-werkruimte is de thuisbasis van je eigen team, waar je alles beheert.

Bestanden komen binnen via een uploadzone, worden goedgekeurd als beoordeling aanstaat en komen terecht in Media, je volledige bibliotheek. Van daaruit deel je ze via gedeelde galerijen en werkruimtes.

Lees meer: Kernbegrippen

2. Vind je wegLink naar kop kopiëren

De zijbalk van de admin-werkruimte heeft vier onderdelen:

• Media: je bibliotheek met goedgekeurde bestanden.
• Sharing: de gedeelde galerijen en werkruimtes die je voor anderen maakt.
• Review: uploads goedkeuren en duplicaten afhandelen.
• Uploads: wie wat heeft geüpload, en je uploadzones.

Settings staat niet in de zijbalk. Klik op je clubicoon bovenaan de linkerbalk en kies Settings.

Lees meer: Navigeren in Clipido

3. Plan en bouw je tagstructuurLink naar kop kopiëren

Met tags zijn bestanden vindbaar. Zoeken, filters en de secties die zichzelf vullen in gedeelde galerijen en werkruimtes gebruiken ze allemaal. Stel taggen in voordat je veel bestanden uploadt, zodat je ze kunt taggen zodra ze binnenkomen.

1. Bedenk waar mensen op gaan zoeken, zoals een evenement, een product, een locatie of een seizoen. Elk daarvan wordt een veld.
2. Open Settings → Tagging en maak een formulier, zoals "Evenement". Je werkruimte kan standaard 3 bestandsformulieren hebben, dus groepeer velden die bij elkaar horen in één formulier.
3. Voeg velden toe aan het formulier, en opties aan elk veld. Veldnamen werken het best als één of twee woorden in het enkelvoud, zoals "Categorie" of "Locatie".
4. Bepaal per veld of het "Required" is, of het "Multiple selection" toestaat en of uploaders nieuwe opties mogen toevoegen of aanvragen.

Lees meer: Taggen, Taggen instellen

4. Upload je eerste bestandenLink naar kop kopiëren

Klik op de uploadknop in Media of in Uploads. Bestanden die je adminteam uploadt, gaan via je standaarduploadzone, die ze automatisch goedkeurt.

Clipido verwerkt daarna elk bestand. Het maakt previews en controleert, als dat aanstaat, op duplicaten en herkent gezichten. Bestanden tonen het label "Processing" tot hun previews klaar zijn.

Tag je bestanden via het tagvenster in Media of op de uploadbatch. De weergave "Not tagged" in Media toont de bestanden die nog geen tags hebben.

Lees meer: Uploaden, beoordelen en publiceren, Duplicaatdetectie

5. Nodig je team uitLink naar kop kopiëren

Toegang in Clipido werkt via groepen:

• De groep "Admin" heeft volledige toegang tot Media, Sharing, Review, Uploads en Settings.
• Aangepaste groepen geven op zich geen admintoegang. Je gebruikt ze om te bepalen wie een privéwerkruimte kan openen.

Zo nodig je iemand uit:

1. Open Settings → Members en klik op Invite email.
2. Vul het e-mailadres in en kies minstens één groep.
3. Klik op Create invite. De persoon wordt lid zodra die zich met dat adres aanmeldt.

Wil je iedereen met het e-maildomein van je bedrijf automatisch laten toetreden? Voeg het domein dan toe onder "Whitelisted domains" op dezelfde pagina. Stuur ze daarna de aanmeld-URL van je club, want de domeinregel mailt niemand.

Nieuwe werkruimtes hebben een limiet van 3 leden. Neem contact op met support als je meer seats nodig hebt.

Lees meer: Rollen, Leden uitnodigen, Domeinuitnodigingen

6. Kies hoe mensen zich aanmeldenLink naar kop kopiëren

Leden melden zich aan via de aanmeld-URL van je club. Dat is je eigen domein of {slug}.clipido.app, niet de algemene homepage van Clipido. Ze kunnen doorgaan met e-mail, Google of Microsoft.

Gebruikt je organisatie een identiteitsprovider, dan kun je single sign-on met SAML toevoegen en leden automatisch aanmaken met SCIM. SSO en SCIM zijn een add-on.

Lees meer: Google en Microsoft, Single sign-on (SAML), SCIM-provisioning

7. Verzamel bestanden van anderenLink naar kop kopiëren

Wil je bestanden ontvangen van fotografen, partners of collega's buiten je adminteam, maak dan een uploadzone onder Uploads → Upload zones. Uploaders melden zich altijd aan, zodat je weet wie elk bestand heeft gestuurd.

Bestanden die binnenkomen via de uploadzones die je zelf maakt, wachten standaard op je beoordeling:

1. Open Review → Uploads en klik op een batch.
2. Keur elk bestand goed of wijs het af, of selecteer er meerdere en gebruik de knoppen in de uploadtijdlijn.
3. Klik op Finish review. Goedgekeurde bestanden verschijnen pas na deze stap in Media.

Wil je dat uploaders hun eigen bestanden taggen? Open dan de uploadzone en klik bij "Upload tagging" op Configure fields.

Lees meer: Uploads goedkeuren, Wie kan geüploade bestanden standaard zien?

8. Deel je eerste bestandenLink naar kop kopiëren

Kies de manier van delen die past:

• Een gedeelde galerij voor een eenmalige levering, zoals een persmap. Die is altijd openbaar: iedereen met de link kan bekijken en downloaden.
• Een werkruimte voor mensen die terugkomen, zoals een partnerbureau. Jij kiest wie die kan openen, en je kunt ze bestanden laten uploaden.

Maak een van beide onder Sharing, kies de bestanden, bepaal wat ontvangers mogen downloaden en kopieer de link in het tabblad "Publish". Bestanden delen met een klant of partner neemt je er stap voor stap doorheen.

9. Optioneel: maak Clipido helemaal van jouLink naar kop kopiëren

• Branding: een banner op elke gedeelde galerij, en met whitelabel je logo en kleuren op elke openbare pagina.
• Eigen domeinen: bereik Clipido op je eigen hostnaam.
• Gezichtsherkenning: vind mensen in je foto's en laat ze zichzelf vinden met een selfie. Dit is een add-on.
• Downloadprofielen: stel downloadkwaliteit, watermerken en uitsnijpresets één keer in en gebruik ze opnieuw.

Vragen onderweg? Klik bovenaan een artikel op Vraag, of mail naar hello@clipido.com.