Aan de slag
Bestanden delen met een klant of partner
Kies tussen een gedeelde galerij en een werkruimte, kies de bestanden, bepaal wat ontvangers mogen downloaden en wie de link kan openen, en verstuur hem.
Gebruik deze handleiding als iemand buiten je adminteam bestanden uit je bibliotheek nodig heeft: een klant, een partnerbureau, de pers of een ander team in je organisatie. Je loopt elke instelling langs die je wilt controleren voordat je de link verstuurt.
1. Kies een gedeelde galerij of een werkruimte
| Gedeelde galerij | Werkruimte | |
|---|---|---|
| Het best voor | Een eenmalige levering, zoals een persmap | Blijvende toegang voor een team, klant of partner |
| Wie kan het openen | Iedereen met de link | Jouw keuze: openbaar, aanmelden vereist of privé |
| Kunnen ontvangers uploaden? | Nee | Optioneel |
| Hoe bestanden zijn ingedeeld | Een of meer secties met een naam | Eén mediapool |
Verstuur je één keer een selectie? Gebruik een gedeelde galerij. Wil je bepalen wie de link opent, of komen mensen terug voor nieuwe bestanden? Gebruik een werkruimte.
Lees meer: Moet ik een werkruimte of een gedeelde galerij gebruiken?
2. Maak hem aan
- Open Sharing en klik rechtsboven op Add.
- Vul een "Name" in.
- Kies onder "Type" voor Gallery of Workspace.
- Klik op Create.
De editor opent met rechts drie tabbladen: Media, Settings en "Publish". De volgende stappen lopen ze langs.
Je kunt ook vanuit Media beginnen: selecteer bestanden, open het deelscherm en maak een nieuwe gedeelde galerij. De bestanden die je hebt geselecteerd, worden de eerste sectie.
3. Kies de bestanden
Je vult een gedeelde galerij of werkruimte op twee manieren:
- Handmatig: je kiest de bestanden zelf met Select media. Gebruik dit voor een zorgvuldig gekozen selectie.
- Dynamisch: je stelt filterregels in, zoals een tag, een persoon of een bestandstype, en Clipido voegt elk passend bestand toe, ook nieuwe bestanden zodra ze binnenkomen. Gebruik dit voor een verzameling die blijft groeien, zoals alles van één evenement.
Klik in een gedeelde galerij op Create first section en kies per sectie handmatig of dynamisch. Voeg later meer secties toe met Add section. In een werkruimte kies je handmatig of dynamisch in het tabblad Media, voor alle bestanden tegelijk.
Kies dit voordat je veel bestanden selecteert: als je van handmatig naar dynamisch overstapt, verdwijnen de bestanden die je met de hand hebt gekozen.
Lees meer: Handmatige en dynamische secties
4. Bepaal wat ontvangers mogen downloaden
Downloads stel je in op het tabblad Settings, in het onderdeel "Download". Open in een werkruimte eerst het tabblad Media binnen Settings.
- Zet downloads aan: zet "Download file" op "Enabled" voor een gedeelde galerij, of "Download file options" voor een werkruimte.
- In een gedeelde galerij kun je ook "Download all" aanzetten, zodat ontvangers alle bestanden als één zip downloaden.
- Klik op Configure download options om de downloadkwaliteit, logo-overlays, uitsnijpresets en downloadacties te kiezen.
Een werkruimte kan meerdere keuzes bieden, zoals High en Low quality, en ontvangers laten kiezen. Een gedeelde galerij krijgt per onderdeel één vaste keuze, en uitsnijpresets zijn er alleen voor werkruimtes.
Lees meer: Downloadprofielen, Downloadkwaliteit, Logo's en watermerken
5. Optioneel: laat ontvangers uploaden of beoordelen
Alleen voor werkruimtes. Op het tabblad Settings:
- Uploads: zet "Accessible" op "Enabled" om een pagina Uploads toe te voegen. Kies onder "Upload approval" voor Auto-approve, of voor "Manual" om de bestanden eerst te controleren.
- Review: zet een pagina Review aan, zodat ontvangers uploads uit de uploadzones die je kiest goedkeuren of afwijzen. Dit subtabblad verschijnt pas als Clipido werkruimtebeoordeling voor je organisatie heeft aangezet.
Lees meer: Werkruimtes, Werkruimtebeoordeling
6. Bepaal wie hem kan openen
Open het tabblad "Publish". Onder "Authentication":
- Een gedeelde galerij is altijd openbaar: iedereen met de link kan hem openen.
- Een werkruimte kan "Public" zijn, "Login required" voor iedereen die bij Clipido is aangemeld, of "Private" voor de leden van de toegangsgroepen die je toevoegt.
Nieuwe werkruimtes starten als "Public". Zijn de bestanden niet bedoeld voor iedereen met de link, verander dit dan voordat je hem verstuurt.
Klik voor een privéwerkruimte op Add access group en kies een groep. De mensen in die groep moeten lid zijn van je organisatie, dus nodig ze eerst uit onder Settings → Members.
Je kunt ook een "Expiration date" instellen. Daarna werkt de link niet meer.
Lees meer: Toegang en zichtbaarheid, Groepen
7. Optioneel: voeg je branding toe
Een gedeelde galerij kan bovenaan een bannerafbeelding tonen. Zet op het tabblad Settings "Show banner" op "Enabled" en klik op Select banner om een afbeelding uit Media te kiezen. Met whitelabel verschijnen je logo en kleuren op elke gedeelde galerij en werkruimte.
Lees meer: Branding
8. Controleer hem en verstuur de link
Klik in een werkruimte op Preview in de kop van de editor om hem te openen zoals ontvangers hem zien.
Kopieer daarna de link in het tabblad "Publish", "Shareable link" voor een gedeelde galerij of "Public link" voor een werkruimte, en verstuur hem. Ontvangers die hulp nodig hebben, kunnen Bestanden openen die met je zijn gedeeld lezen.
Je kunt een gedeelde galerij ook op je eigen website tonen: zie Een carrousel insluiten.