Aan de slag
Kernbegrippen
Uploadzones, gedeelde galerijen, werkruimtes en admin-werkruimte: de vier termen die klanten door elkaar halen, naast elkaar uitgelegd.
Clipido gebruikt een paar termen die op elkaar lijken maar iets anders betekenen: "uploadzones", "gedeelde galerijen" en "werkruimtes". Een vierde term, "admin-werkruimte", zorgt voor extra verwarring, omdat die klinkt als de werkruimtes die je voor anderen maakt, maar dat niet is. Hier zie je naast elkaar wat elk begrip precies is en hoe je ze uit elkaar houdt.
| Uploadzone | Gedeelde galerij | Werkruimte | Admin-werkruimte | |
|---|---|---|---|---|
| "Waarvoor dient het" | Bestanden verzamelen van mensen | Een link om een selectie te bekijken en te downloaden | Blijvende toegang voor een team, klant of partner | De thuisbasis van je eigen team |
| "Wie gebruikt het" | Iedereen die je uitnodigt om bestanden in te dienen | Iedereen met de link | Een bepaald team, een bepaalde klant of partner | De Clipido-admins van je organisatie |
| Kunnen mensen hier uploaden? | Ja: daar dient het uitsluitend voor | Nee: alleen bekijken en downloaden | Optioneel, als je het aanzet | Ja: hier beheer je uploads |
| Wie kan het openen | Aanmelden is altijd vereist | Altijd openbaar | Jouw keuze: openbaar, privé of aanmelden vereist | Alleen de admins van je organisatie |
Uploadzones: waar bestanden Clipido binnenkomen
Elk bestand dat in Clipido terechtkomt, komt binnen via een uploadzone: er is geen andere manier om bestanden toe te voegen. Je team heeft al een standaarduploadzone die automatisch wordt gebruikt wanneer je uploadt via Media. Je kunt ook extra uploadzones maken om bestanden te verzamelen van mensen buiten je team, zoals evenementfotografen, bijdragers of partners.
Bij een uploadzone moet de uploader zich altijd aanmelden. Je kunt een uploadzone niet openbaar maken, omdat Clipido moet weten van wie een bestand komt. Afhankelijk van hoe de uploadzone is ingesteld, verschijnen ingediende bestanden meteen of wachten ze eerst tot een admin ze beoordeelt en goedkeurt.
Gedeelde galerijen: een link om een selectie te bekijken en te downloaden
Een gedeelde galerij is een openbare link die je maakt zodat iedereen een specifieke selectie bestanden kan bekijken en downloaden, voor een persmap, een eenmalige levering aan een klant of een publieke campagne. Gedeelde galerijen zijn altijd openbaar: je kunt ze niet beperken tot bepaalde mensen of afschermen met een verplichte aanmelding. Wil je precies bepalen wie de link kan openen, gebruik dan een werkruimte.
Je vindt gedeelde galerijen onder Sharing → Galleries.
Werkruimtes: blijvende toegang voor een team, klant of partner
Een werkruimte is bedoeld voor mensen die blijvend toegang nodig hebben, niet alleen een eenmalige link: een partnerbureau, een klant met wie je samenwerkt of een team dat regelmatig terugkomt. Anders dan bij een gedeelde galerij kies je zelf hoe een werkruimte kan worden geopend: openbaar, privé of met verplichte aanmelding. Je kunt mensen ook de mogelijkheid geven om bestanden in een werkruimte te uploaden, en eventueel om zelf uploads te beoordelen en goed te keuren.
Wat er in een werkruimte verschijnt, kan een vaste selectie zijn die je met de hand kiest, of een sectie die automatisch wordt bijgewerkt wanneer er nieuwe passende bestanden binnenkomen.
Je vindt werkruimtes onder Sharing → Workspaces.
Admin-werkruimte: waar je alles beheert
Dit is iets anders dan de werkruimtes hierboven. Je maakt of deelt het niet. Het is gewoon de naam voor de thuisbasis van je eigen team in Clipido: je volledige mediabibliotheek, je uploadzones, je instellingen voor delen en alles wat je team dagelijks beheert. Je ziet "Admin workspace" in de werkruimtekiezer bovenaan het scherm, naast de werkruimtes die je voor anderen hebt gemaakt.
Opmerking
Zie je in de werkruimtekiezer "Admin workspace" staan naast een werkruimte die je voor een klant of partner hebt gemaakt, dan is dat normaal. Het zijn twee verschillende dingen die toevallig een vergelijkbare naam hebben.
Hoe ze samenhangen
Bestanden volgen een eenvoudig pad: ze komen binnen via een uploadzone, worden goedgekeurd als beoordeling aanstaat, en komen terecht in je Media-bibliotheek, de volledige werkcollectie van je team. Van Media zelf deel je geen link. Wanneer je een gedeelde galerij of werkruimte maakt, kies je in plaats daarvan welk deel van je Media-bibliotheek, of welke uploadzone, die link of dat portaal toont.
Welke heb ik nodig?
- Wil je bestanden verzamelen van mensen buiten je team? Gebruik een "uploadzone".
- Stuur je een eenmalige selectie naar iemand buiten je organisatie, zonder dat die zich hoeft aan te melden? Gebruik een "gedeelde galerij".
- Heeft iemand gedurende langere tijd herhaaldelijk toegang nodig, zoals een klant, een partner of een team? Gebruik een werkruimte.
- Beheer je de volledige bibliotheek van je eigen organisatie? Dat is je admin-werkruimte. Daar ben je al.